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/ AOL File Library: 4,101 to 4,200 / aol-file-protocol-4400-4101-to-4200.zip / AOLDLs / Business Management / DOC_ V7.0 Medical Practice Org / DOC-X70.exe / DOCTOR.ACS / ACT1.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-08-15  |  9KB  |  206 lines
  1.  
  2.                        Help Screen For Activities File  
  3.  
  4.                                  Overview
  5.  
  6. The Activities file serves 3 purposes:
  7.  
  8. 1⌐á A≤á yo⌡ contac⌠  Patient≤ ove≥ thσ phone¼á thσ screeε wil∞ identif∙á t∩  ì
  9. yo⌡ detai∞  informatioε  oε tha⌠ Patien⌠ a≤ sooε a≤ yo⌡ inpu⌠ thσá  compan∙  ì
  10. namσá int∩á thσ Activit∙ screen¼á o≥ thσ firs⌠ fe≈ letter≤ oµá thσá compan∙ ì
  11. name« 
  12.  
  13. 2⌐  Iε you≥ absence¼ you≥ secretar∙ ma∙ bσ receivinτ inquirie≤ fo≥ you«  Iε ì
  14. thosσá  case≤á wherσá thσá calle≥ alread∙ ha≤ ßá recorΣá entereΣá int∩á thσ  ì
  15. Patien⌠á file¼á  you≥á  secretar∙ wil∞ seσ al∞ oµ thσá detai∞á  informatioε  ì
  16. abou⌠  tha⌠ Patien⌠ iε ▓ seconds«á  If¼á oε thσ othe≥ hand¼ tha⌠ inquir∙ i≤ ì
  17. froφ ß  Patien⌠ no⌠ knowε t∩ you¼ you≥ secretar∙ wil∞ theε bσ ablσ t∩ ente≥ ì
  18. ß messagσ  plu≤ somσ morσ detai∞ information¼á sucΦ a≤ name¼á address¼á anΣ ì
  19. zi≡ code« 
  20.  
  21. Thi≤  achieve≤  tw∩ objectives║  a⌐  Yo⌡ o≥ you≥ secretar∙ caε  inpu⌠  datß ì
  22. int∩á  thσá Activit∙ filσ oε an∙ Patient¼á regardles≤ oµ  whethe≥á o≥á  no⌠  ì
  23. the∙á arσá alread∙ iε thσ Patien⌠ file«á b⌐ Message≤ takeε iε you≥á absencσ ì
  24. int∩á  thσá 'NEWºá  categor∙á  wil∞  no⌠  bσá los⌠á bu⌠á wil∞á bσá  groupeΣ  ì
  25. togethe≥  iε  thσ activit∙  reports¼ witΦ thei≥ comment≤ anΣ phonσ numbers« ì
  26. Iε thi≤ way¼  yo⌡ caε follo≈ u≡ oε al∞ inquirie≤ madσ iε you≥ absence¼ eveε ì
  27. iµ you≥ secretar∙ recordeΣ partia∞ messages.
  28.  
  29. 3⌐   Al∞ oµ thσ activities--botΦ incominτ inquirie≤ anΣ outgoinτ  calls--ì
  30. wil∞  generatσ  reports¼  sorteΣ  b∙  name¼  dates¼  compan∙   name¼ ì
  31. comments¼ tha⌠ wil∞ hel≡ yo⌡ tracδ anΣ theε follo≈ u≡ oε thosσ calls.
  32.  
  33.  
  34. Observσá  tha⌠  iµ  thσ  Patien⌠ i≤ alread∙ iε thσ  Patien⌠  file¼á  ß  lo⌠  ì
  35. oµá informatioε i≤ displayeΣ eithe≥ t∩ yo⌡ o≥ t∩ you≥á secretary¼á bu⌠á yo⌡  ì
  36. inpu⌠á onl∙á  │á  ne≈á item≤á pe≥á activity║áá "COMMENTS"¼á "DAT┼á O╞á NEX╘  ì
  37. APPOINTMEN╘á  O╥ COMMITMENT"¼á  anΣ   "HO╫  MUC╚  REVENUE/EXPENS┼  DI─  YO╒  ì
  38. INCU╥  O╬   THI╙ ACTIVITY".
  39.  
  40.                       ================================
  41.                       |           OPTION "C"          |
  42.                       |    Creating a Callback list   |
  43.                       =================================
  44.  
  45.  
  46. This 'callback' option is a special case of the Add option on the  activity ì
  47. menu  that  you just came from.  It takes all commitments  or  appointments ì
  48. that you had made for today, and then scrolls through each record as though ì
  49. you had entered them one at a time from the report: 'Today's Appointments'.  
  50.  
  51. It  shows  you the comment from the activity record  where  you  originally ì
  52. created  the  future commitment that resulted in today's  appointment.   It ì
  53. then  creates  a new activity record for each of today's  appointments  and ì
  54. waits for you to enter in any comment or future commitment.
  55. è
  56.  
  57.                        ================================
  58.                       |           OPTION "A"          |
  59.                       |     ADDING A NEW RECORD       |
  60.                       =================================
  61.                                (A to Add  data)
  62.  
  63. T∩ understanΣ ho≈ t∩ adΣ ß recorΣ int∩ thσ activit∙ file¼ g∩ t∩ tutoria∞  ▓ ì
  64. iε  PROGRAM.DOC/PROGRAM.REF«    
  65.  
  66. Iεá brief¼á  al∞ record≤ iε thσ activit∙  filσ  arσ relateΣ  t∩ record≤á iε ì
  67. thσ Patien⌠ file«á  An∙ onσ recorΣ iε thσ Patien⌠  filσ caε  havσá multiplσ ì
  68. record≤á iεá thσ activit∙ file«á   An∙ timσ yo⌡ attemp⌠  t∩ adΣ  ßá  recorΣ  ì
  69. int∩ thi≤ file¼á thσ prograφ wil∞ firs⌠ seσ iµ  yo⌡  havσ  ß maste≥  recorΣ ì
  70. fo≥ tha⌠ activit∙ iε thσ Patien⌠ file«á  Thσ prograφ ha≤á  one¼á exception¼ ì
  71. though║á  iµá yo⌡á ente≥á aε activit∙ witΦ ß compan∙ namσá oµá  'NEW'¼á thσ  ì
  72. prograφ allow≤ aε unlimiteΣ numbe≥ oµ 'unattachedº activitie≤  iε  thσ filσ ì
  73. witΦ thi≤ name«  
  74.  
  75.  
  76.                       ================================
  77.                       ⁿ           OPTIO╬ "Gó          |
  78.                       | RETRIEVING AN EXISTING RECORD |
  79.                       =================================
  80.                              (G to GET/EDIT data)
  81.  
  82.  
  83. Oncσ  yo⌡ understanΣ ho≈ t∩ retrievσ ß recorΣ usinτ thσ "Gó optioε  iε  thσ ì
  84. Patien⌠á  file¼á  theε  yo⌡ caε d∩ thσ samσ iε abou⌠ an∙  othe≥á  par⌠á  oµ  ì
  85. thσ program«  
  86.  
  87. Observσ  tha⌠  wheε yo⌡ searcΦ fo≥ ß recorΣ iε thσ Activit∙ file¼  yo⌡  arσ ì
  88. lookinτ  fo≥ ß compan∙ name¼ usinτ thσ  "Só optioε withiε thσ  "Gó  screen«  ì
  89. Oncσ  yo⌡ finΣ thσ record¼ yo⌡ havσ actuall∙ locateΣ thσ firs⌠  recorΣ   oµ ì
  90. al∞  oµ thσ Activit∙ record≤ unde≥ tha⌠ compan∙ name«  T∩ theε looδ a⌠  thσ ì
  91. record≤  "behindó tha⌠ firs⌠ one¼ usσ thσ "Fó anΣ "Pó option≤ (ForwarΣ  anΣ ì
  92. Prior⌐ t∩ fli≡ bacδ anΣ fortΦ t∩ seσ eacΦ record«  Al∞ activit∙ record≤ fo≥ ì
  93. an∙ onσ Patien⌠ arσ groupeΣ togethe≥ b∙ date¼ theε timσ oµ message.
  94.  
  95.  
  96.                                ==============
  97.                                |  OPTION S: |
  98.                                ==============
  99.  
  100. Daily  Snapshot  of Appointments.   This gives you a quick listing of  your ì
  101. appointments  for  any one day.    If you had entered a time  for  any  one ì
  102. appointment, then that appears also.
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.                                ==============
  108.                                |  OPTION 1: |
  109.                                ==============è
  110.  
  111. Calendar«   Thi≤ wil∞ sho≈ yo⌡ thσ day≤ oµ thσ weeδ fo≥ an∙ ┤  weeδ  perioΣ ì
  112. tha⌠ yo⌡ selec⌠ fo≥ thσ nex⌠ 2,00░ years«  UseΣ fo≥ clarifyinτ day≤ oµ  thσ ì
  113. weeδ anΣ numeriπ day≤ oµ thσ montΦ wheε establishinτ appointments.
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.                                ==============
  119.                                |  OPTION O: |
  120.                                ==============
  121.  
  122.  
  123.                      O  for Open or Pending Activities
  124.  
  125.  
  126. Thi≤  optioε give≤ yo⌡ thσ abilit∙ t∩ se⌠ asidσ activitie≤ int∩ ß  'bucketº ì
  127. tha⌠ yo⌡ designatσ a≤ stil∞ opeε o≥ pending«  Somσ activitie≤ ma∙ no⌠  havσ ì
  128. ß  futurσ commitmen⌠ datσ bu⌠ arσ unresolveΣ pendinτ somσ othe≥ follo≈  up«  ì
  129. Yo⌡  caε  thinδ  oµ thesσ 'Openº activitie≤ a≤ existinτ iε  aε   'Openº  o≥ ì
  130. 'Pendingº folder.
  131.  
  132. B∙  default¼ al∞ activit∙ record≤ arσ 'Closed'«  Yo⌡ caε elec⌠ t∩ makσ  an∙ ì
  133. singlσ  activit∙  recorΣ  'Openº b∙ enterinτ thσ 'F10º ke∙  oε  eithe≥  thσ ì
  134. Activit∙ AdΣ o≥ Activit∙ Ge⌠ screen« 
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.                          Treatment of FAX numbers:
  141.  
  142. This program will carry over your FAX number into each activity record as a ì
  143. visual convenience for you if you observe these steps:
  144.  
  145. 1)  Enter a 'FAX=' code into the comment line of the patient file.
  146. 2)  At the end of the FAX number, place a '/'.
  147.  
  148.  
  149. EacΦ patient recorΣ ha≤ tw∩ line≤ fo≥ comments«  Notσ tha⌠ yo⌡ caε placσ thσ ì
  150. 'FAX=º  codσ  int∩ eithe≥ line¼ iε an∙ placσ iε tha⌠  commen⌠  line«   Als∩ ì
  151. observσ tha⌠ casσ conventioε i≤ irrelevant«  'FAX=º i≤ tha⌠ samσ a≤ 'fax='.
  152.  
  153. Let'≤ say¼ fo≥ example¼ tha⌠ you≥ patient ha≤ ß FA╪ numbe≥ oµ (214)690-4782«  ì
  154. Yo⌡áá  woulΣáá theεá ente≥á thi≤á codσá int∩á thσá commen⌠á linσáá oµáá thσ  ì
  155. Patient/patient record:
  156.  
  157.                             FAX=(214)690-4782/
  158.  
  159.  
  160. The  program will interpret the '/' as the end of your FAX number and  will ì
  161. then move over this phrase to the beginning of each new activity record:
  162.  
  163.                             FAX=(214)690-4782è
  164.  
  165.                    Treatment of duplicate Company Names:
  166.  
  167. An option exists within the program to accommodate duplicate Company Names.  
  168.  
  169. Remember that when you enter an individual name without a Company Name, the ì
  170. program  will  create a Company Name consisting of 'first plus last'  name.  ì
  171. Later,  when you print labels,  the label generator will look to see if the ì
  172. Company  Name is the same as 'first plus last' name and will then skip  the ì
  173. Company  Name in the label,  thereby freeing up one line of the  five  line ì
  174. label.
  175.  
  176. To  insert any company name of your choosing in this skipped line,  observe ì
  177. the following logic:
  178.  
  179. 1)  Enter a 'DUPL=' code into the comment line of the patient file.
  180. 2)  At the end of the duplicate name, place a '/'.
  181.  
  182.  
  183. Each Patient record has two lines for comments.  Note that you can place the ì
  184. 'DUPL='  code  into either line, in any place in that comment  line.   Also ì
  185. observe  that  case  convention is irrelevant.  'DUPL='  is  that  same  as ì
  186. 'dupl='.
  187.  
  188. Once the program senses that you have entered a 'DUPL=' code,  that  entire ì
  189. name will be placed into the label in the line where the company name would ì
  190. have gone before.
  191.  
  192. Observe  that this duplicate company name logic will also work when you are ì
  193. outputting data.  Recalling the Main Program Menu, option B:
  194.  
  195.                         "B)  Import or Output data"
  196.  
  197.  
  198. Once you select 'B' on the Main Program Menu, you will then see the 'Import ì
  199. or  Output  Data  Menu.'  If you select options 2, 3, 4,  or  5,  then  the ì
  200. duplicate company name logic will work with these selections as well.
  201.  
  202.             "2)  Output records to Wordstar/Mailmerge[TM]"
  203.             "3)  Output records to WordPerfect[TM] 4.2 or 5.0"
  204.             "4)  Output records to dBASE III [Reg. TM]"
  205.             "5)  Output records to Microsoft [Reg. TM] Word 4.0"
  206.